Плюсы системы электронного документооборота для современного бизнеса

ⓅПрактику электронного документооборота уже успели освоить многие компании, однако существует также довольно большое количество тех, дела у которых ведутся по старинке — с использованием бумажных документов, ручных подписей и печатей. Причина этого кроется в том, что руководство многих фирм опасается перехода на систему электронного документооборота СЭД, считая её ненадежной и небезопасной. Между тем такое негативное отношение является абсолютно беспочвенным — и тому есть несколько неоспоримых доказательств.

Безопасность хранения электронных документов

Во многих компаниях предвзято относятся к хранению документов в электронном виде, считая такой способ недостаточно безопасным. Страх этот полностью надуман — ведь именно "облачное" хранение документации является одним из самых безопасных. Посторонние лица никогда не смогут получить к ней доступ без специального разрешения, да и сами по себе документы пропасть не могут. Атаки вирусов с последующим уничтожением файлов также не стоит бояться — все облачные программы работают посредством браузера, и риск их поражения вирусами крайне незначителен.

Простота работы с электронной документацией

Руководство многих компаний, даже ощущая потребность в переходе на электронную систему документооборота, медлит с этим из-за страха того, что персоналу такой способ ведения дел покажется чересчур сложным, и на обучение сотрудников придётся потратить много сил и времени. В реальности же наблюдается совершенно другое — пользоваться современными системами предельно просто, и для перестройки работы компании потребуется совсем немного времени, вплоть до нескольких часов. К тому же все документы в электронном виде всегда доступны для проверки налоговой службой — возможность такой проверки уже предусмотрена действующим украинским законодательством.

Система электронного документооборота — всегда в ногу со временем

Хоть подобная практика ещё недостаточно широко распространена в Украине, однако всё больше компаний, как частных, так и государственных, с течением времени осваивают такую суперсовременную систему ведения документации. Это имеет и положительную финансовую сторону — ведь подготовка и пересылка традиционных бумажных документов обойдется компании в разы дороже, чем документов электронных. В конечном итоге переход на электронную систему документооборота позволит любой компании открыть новые возможности в бизнесе, повысить производительность труда персонала и неплохо сэкономить.

*Комментарий: редакция не несёт ответственности за содержание и мнения, изложенные в статьях со знаком Ⓟ